Events / Ausgaben
| Ausgabe | Datum | Ort | Upload-Frist | Eingeladen | Zusagen / Kapazität | Erschienen |
|---|
+ Neues Event
Du bekommst automatisch 1 Tag vorher eine Vorwarnung per E-Mail, dass die jeweiligen Mails am Folgetag manuell versendet werden sollen.
Gästeliste hochladen (Admin)
Wird dem aktiven Event zugeordnet. Spalten: Email (Pflicht), Vorname, Name, Unternehmen, Position, Einladendes Unternehmen, Einladende Person, POC (Name eines Gastgebers – wird automatisch zugeordnet). Vorlage
Einladungen versenden
+ Gast manuell hinzufügen
| Name | Unternehmen | Eingeladen von | POC / Owner | Antwort | Status |
|---|
Gastgeber-Accounts (einladende Personen)
Jeder Gastgeber erhält ein Login, um seine Gästeliste hochzuladen. Firma + Logo erscheinen in der Einladungs-Mail.
| Logo | Person | Unternehmen | Kontakt | Login | Admin | Gäste | Erschienen |
|---|
+ Neuer Gastgeber
Liste herunterladen (Excel)
Wähle, welche Personen exportiert werden sollen.
Personen-Profile
Bekannte Daten müssen nicht ins Excel – sie werden aus dem Profil ergänzt. „Profil" = von der Person selbst aktualisiert.
| Logo | Name | Unternehmen | Position | POC / Owner | Profil | Status |
|---|
+ Neue Person
Sponsoren (Footer der E-Mail)
| Logo | Name | Reihenfolge |
|---|
E-Mail-Texte
Tipp: Text markieren und F/K/U für fett/kursiv/unterstrichen. Enter macht einen Zeilenumbruch.
An diese Adresse geht die automatische Vorwarnung 1 Tag vor dem eingetragenen Versandtag (Erinnerungs-/Follow-up-Mails pro Event). Leer = keine Vorwarnung.
Datensicherung
Vorschau: Einladung · Erinnerung · Follow-up · Nachfass (Klick ohne Antwort)
Lädt die komplette Datenbank (alle Events, Personen, Einladungen, Einstellungen) als Backup-Datei herunter. Vor wichtigen Änderungen oder regelmässig empfohlen.
Backup herunterladen (.db)Überblick (alle Events)
Pro Event: eingeladen vs. erschienen
| Ausgabe | Eingeladen | Geöffnet | Geklickt | Erschienen | Quote |
|---|
Pro einladendes Unternehmen
| Unternehmen | Person | Gäste | Erschienen | Quote |
|---|
Wiederkehrende Gäste (≥2 Events besucht)
| Name | Unternehmen | Besuche |
|---|
Hilfe & häufige Fragen (Admin)
So bedienst du das Tool. Klicke auf eine Frage.
Wie lege ich ein neues Event an?
Tab „Events" → Felder ausfüllen. Sobald du den Beginn setzt, werden Kalender-Ende und Upload-Frist (14 Tage vorher) automatisch vorbefüllt (anpassbar). Zusätzlich kannst du die Kapazität (max. Zusagen, Standard 120) sowie die Versand-Vorwarnung (Tage vor/nach dem Event) festlegen. Häkchen „als aktives Event setzen" → „Event anlegen". Nur das aktive Event wird für Upload/Versand verwendet.
Wie bearbeite ich ein bestehendes Event?
Tab „Events" → in der Zeile auf „bearbeiten". Du kannst Nummer, Name, Datum, Ort, Fristen, Beginn/Ende, Kapazität und die Versand-Vorwarnung ändern. Leere Felder bleiben unverändert.
Wie kommen die Gäste ins System?
Entweder die Gastgeber laden selbst hoch (eigenes Login), oder du im Tab „Einladungen" → „Gästeliste hochladen" (Excel/CSV, Pflichtspalte E-Mail; optional Name, Firma, Einladende Person, POC). Duplikate werden über die E-Mail erkannt. Einzeln geht auch über „+ Gast manuell hinzufügen".
Wie versende ich die Einladungen?
Tab „Einladungen": Event wählen, Gäste markieren (Kopf-Checkbox = alle), oben den Mailtyp auf „Einladung", dann „An Ausgewählte senden". Schon versendete erkennst du am Status.
Wer bekommt Erinnerung, Follow-up und Nachfass?
Erinnerung: nur Gäste mit Zusage oder ohne Antwort – Absagen erhalten nie eine Erinnerung. Follow-up/Danke: nur an Anwesende (per Check-in markiert). Nachfass (Klick ohne Antwort): nur an Personen, die einen Link geöffnet, aber noch nicht geantwortet haben – wer schon zu-/abgesagt hat, wird automatisch übersprungen. Du kannst einfach alle auswählen – das System filtert immer korrekt.
Nachfassen bei „geklickt, aber keine Antwort"
Im Tab „Einladungen" markiert der Button „Geklickt, ohne Antwort" genau diese Personen. Mailtyp auf „Nachfass (Klick ohne Antwort)" stellen und senden. Eigener Text und eigene Vorschau unter „E-Mail & Einstellungen". Diese Gruppe lässt sich auch als Excel exportieren.
Wie werden Zu-/Absagen erfasst? (Ein-Klick)
Ein Klick in der Mail genügt – die geöffnete Seite speichert die Antwort automatisch, ohne zweiten Klick. Ergebnis steht in der Liste (Spalte „Antwort"). Das 🔗-Badge zeigt zudem, welchen Link jemand geklickt hat (Ja/Nein/Im Browser öffnen). Du kannst die Antwort auch manuell mit ✓ (Zusage) / ✗ (Absage) setzen oder zurücknehmen.
Was passiert, wenn das Event voll ist?
Pro Event gilt eine Kapazität (Standard 120 Zusagen). Ist sie erreicht und jemand klickt „Ich nehme teil", zeigt die Website „Leider ausgebucht" statt zu bestätigen. Im Tab „Events" siehst du live „Zusagen / Kapazität", im Tab „Einladungen" ein Status-Banner mit freien Plätzen. Die Kapazität ist pro Event editierbar (0 = unbegrenzt).
Wie funktioniert der Check-in am Event?
Öffne am Handy /checkin.html und melde dich an (Admin oder Gastgeber). Dort siehst du die Angemeldeten und tippst bei jedem Gast auf „Anwesend". Optional auch Nicht-Angemeldete einblenden.
Personen-Profile, E-Mail ändern & POC/Owner
Tab „Personen" → „bearbeiten": Profile pflegen (Firma, Position, LinkedIn, Logo), E-Mail-Adresse ändern und den POC/Owner (verantwortlicher Gastgeber) zuweisen. Die Person kann ihre E-Mail auch selbst über den Profil-Link in der Einladung ändern. Ungültige oder bereits vergebene Adressen werden abgelehnt. Export „Nur POC" lädt die Gäste eines bestimmten POC.
Gastgeber-Accounts verwalten
Tab „Gastgeber": Login anlegen (Name, Firma, Kontakt, Logo). Häkchen „Admin" macht einen Gastgeber zusätzlich zum Admin. Firma + Logo erscheinen bei dessen Einladungen.
Sponsoren-Logos
Tab „Sponsoren": hinzufügen, bearbeiten und Reihenfolge festlegen. Logos als PNG/JPG (keine SVG – die werden in E-Mails nicht angezeigt).
E-Mail-Texte & Editor
Tab „E-Mail & Einstellungen": Texte für Einladung, Erinnerung, Follow-up und Nachfass mit fett/kursiv/unterstrichen und Listen gestalten. Die Signatur enthält die komplette Grussformel (inkl. „Herzliche Grüsse", falls gewünscht). „Text vor den Antwort-Buttons" und der DSGVO-Footer sind ebenfalls anpassbar. Mit den Vorschau-Links (inkl. Nachfass) prüfen.
Automatische Vorwarnung vor dem Versand
Pro Event trägst du ein, wie viele Tage vor dem Event die Erinnerungs-Mails und wie viele Tage nach dem Event die Follow-up-Mails raus sollen. Die App schickt dann 1 Tag vorher automatisch eine E-Mail an die Vorwarn-Adresse (unter „E-Mail & Einstellungen", Standard reto.wyss@elev8-suite.com): „Morgen die … Mails versenden". Das Versenden selbst machst du weiterhin manuell im Tab „Einladungen". Leer lassen = keine Vorwarnung.
Kalender-Eintrag (.ics) im Mail
Jede Einladung/Erinnerung enthält eine Kalenderdatei. Deren Datum kommt aus dem Event-Datum, die Uhrzeit aus dem Feld „Beginn". Achte darauf, dass beide korrekt gesetzt sind – am einfachsten über „Event bearbeiten".
Auswertung & Datensicherung
Tab „Auswertung": eingeladen vs. erschienen, Öffnungs-/Klickrate, pro Unternehmen, wiederkehrende Gäste. Unter „E-Mail & Einstellungen → Datensicherung" lädst du jederzeit ein Backup der ganzen Datenbank herunter.
Mein Profil / Passwort ändern
Oben rechts auf „Mein Profil" (Name, Firma, Kontakt, Logo, neues Passwort). Passwort vergessen: auf der Login-Seite „Passwort vergessen?".
Links in der Mail sind in Outlook nicht klickbar?
Das betrifft v. a. das strenge neue Outlook bei jungen Domains. Gelöst, indem die Links über die etablierte Domain elev8-suite.com laufen. Falls doch etwas hakt: die Mail auf dem Handy oder über „Im Browser öffnen" prüfen.
Version & Änderungsverlauf: siehe unten links „Changelog".